5 trucs et astuces pour gérer votre équipe à distance

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Vous êtes à Bruxelles, et votre équipe est en Wallonie? Ou plus loin encore? Comme Zlata Rybchenko, vous gérez une entreprise sur plusieurs sites, et avez besoin d’organiser le travail à distance? Découvrez toutes les astuces de la fondatrice de Spacefeeling.

Zlata Rybchenko est la fondatrice de Spacefeeling, une entreprise d’architecture d’intérieure belgo-ukrainienne qui emploie 16 personnes entre la Belgique et l’Ukraine. Mais comment faire pour organiser le travail entre différents pays? Découvrez ses conseils.

1. Établissez une relation de confiance avec une personne sur place

Avant de commencer à construire votre équipe à distance, il vous faut une personne de confiance qui soit sur place. L’aide de cette personne est très précieuse à Zlata, puisque c’est grâce à elle qu’elle peut établir un lien avec son équipe en Ukraine. Beaucoup de choses passent par l’Office Manager, comme le recrutement par exemple.

2. Organisez des meeting réguliers

Les collaborateurs de Spacefeeling ont l’habitude de se réunir tous les jours à 10 h sur Google Meet. Ce rituel leur permet de discuter de ce qu’ils vont faire dans la journée, et de ce qu’ils ont fait le jour précédent. La réunion dure entre 15 et 30 minutes, et permet à tout le monde de bien démarrer la journée. S’ils ont de plus gros soucis, ils savent qu’ils pourront en parler lors de la réunion hebdomadaire. Enfin, Zlata organise une troisième grosse réunion une fois par mois. Lors de cette réunion, tout le monde peut donner ses idées de prospection, mais aussi parler de ses réussites et de ses échecs.

Auparavant, l’équipe de Spacefeeling ne se réunissait qu’une seule fois par mois. La conséquence était que l’équipe était moins productive et moins impliquée dans tous les projets et la vie de l’entreprise. C’est grâce à la méthodologie Agile que Zlata a modifié sa manière de collaborer avec ses équipes. Et ça fonctionne pour Spacefeeling.

3. Soyez toujours transparent et impliquez vos collaborateurs

Si vous travaillez avec une équipe à distance, vous aurez sans doute envie de savoir ce que vos collaborateurs font. Et c’est normal! Cependant, vous devez vous aussi être transparent sur votre travail. “Depuis que l’on a commencé à faire ces réunions 1 fois par jour, l’équipe est plus motivée, plus investie et se sent plus impliquée dans tous les projets. Pendant ces réunions, j’explique aussi ce que j’ai l’intention de faire dans ma journée.”, nous explique Zlata, qui ne veut pas faire de différence entre elle et ses collaborateurs. L’important ici est de constituer une seule équipe soudée bien qu’il y ait plusieurs sites.

4. Utilisez des outils de collaboration en ligne

Les outils sont légion sur le net, et vous trouverez sûrement ceux qui vous conviennent le plus. Chez Spacefeeling, les outils principaux sont:
– Slack, pour les conversations de tous les jours et les petites questions rapides.
– Google Calendar et Google Meet pour organiser les réunions, et avoir des réunions en visioconférence.
– Un cloud pour le partage de fichiers.
– Jira, qui est un logiciel de gestion de projet très complet, qui permet des agile sprints et une gestion plus simple du travail des collaborateurs.

5. Organisez des team building

Pour que l’équipe soit soudée, il faut créer du lien. Le team building est un excellent moyen pour les collaborateurs de créer des liens entre eux… Et avec vous! Ainsi, les équipes belges et ukrainiennes de Spacefeeling se rencontrent deux fois par an pour un team building. Cette année, l’équipe s’est rendue à la Foire de Milan, afin d’associer design et renforcement des liens. Mais ce n’est pas tout, l’équipe ukrainienne, par exemple, organise une soirée jeux une fois par semaine. “Ça permet de vraiment renforcer l’équipe”, explique Zlata.

Souvenez-vous qu’il ne vous suffit pas d’utiliser quelques outils pour gérer une équipe à distance. Le plus important est de ne pas oublier que vous travaillez avec des personnes qui ont besoin de motivation, d’implication, d’inspiration et de se sentir soutenues.

Comme Zlata, vous pouvez gérer une équipe à distance depuis le Hive5. Vous y bénéficiez d’une connexion internet puissante et capable de supporter vos vidéos conférences. De plus, vous pouvez vous isoler dans l’une de nos petites salles de réunions afin de ne pas gêner les autres coworkers.

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